Image
I ledergruppen på døgninstitutionen Skovbo i Skovby ved man at gode møder skaber værdi. Her er det et møde med forstander Gunner Dalgaard ved tavlen.
Skanderborg Kommune sætter nu mødekulturen under lup. Kreative mødeformer og digitale muligheder skal være med til at gøre møderne mere alsidige og effektive.
Nationale beregninger viser, at bedre møder potentielt kan give en besparelse på 6,5 mio. kr. i en kommune på Skanderborgs størrelse.
Nu går Skanderborg Kommune til kamp for at skabe endnu bedre møder. En intern græsrodsbevægelse kaldet Bevægelsen for Gode Møder skal inspirere og løfte mødekulturen generelt.
Bevægelsen har udpeget 27 fokuspunkter bl.a. færre møder, klart formål med mødet, kreative mødeformer og nye digitale mødekanaler. Det skal være med til at sætte fut i møderne i organisationen, hvilket kan give en solid besparelse.
»Mange kommuner kigger på effektiviseringer, herunder også af møder, men det er unikt, at vi i Skanderborg Kommune har lavet en bevægelse for at skabe bedre møder. Vi forsøger at få en kulturændring til at vokse nedefra. Og opbakningen har været forrygende; vi har allerede fået 226 underskrifter fra medarbejdere, som forpligter sig til at gøre en særlig indsats for mødekulturen,« siger Jan Borregaard, udviklingskonsulent i Skanderborg Kommune og en af initiativtagerne til Bevægelsen for Gode Møder.
Win-win med fokus på møder
De samlede omkostninger til møder i en gennemsnitskommune – hvilket Skanderborg på mange måder er – skønnes at være 65 millioner kroner eksklusiv transport-udgifter og -tid. Det viser beregninger i rapporten ”Mødernes kanalstrategi – Digitale potentialer ved kommunal mødepraksis” udgivet af KMD Analyse i 2013.
Rapporten konkluderer, at en gennemsnitskommune kan have et såkaldt effektiviseringspotentiale på 6,5 mio. kr. om året, hvis møderne samlet bliver 10 procent mere effektive. Besparelsen kommer fra reduceret transporttid, bedre mødeledelse samt mere selektiv mødedeltagelse.
»Jeg tvivler på, at vi kan spare så mange penge, fordi vi har allerede lavet effektiviseringer og indsatser i forhold til vores møder, men ingen tvivl om, at det er et vigtigt område at have for øje. Vi er ca. 5.300 ansatte i kommunen, som alle sammen går til møder. Hvis vi bare kan gøre møderne lidt bedre og lidt mere effektive, kan vi høste en stor tidsmæssig gevinst. Og samtidig er gode møder med til at gøre ens arbejde sjovere og mere meningsfyldt, så Bevægelsen for Gode Møder er win-win for Skanderborg Kommune,« siger kommunaldirektør Lisbeth Binderup.
Kurser og aktiviteter i november
Byrådet har besluttet, at mødekulturen i kommunen skal have et serviceeftersyn. En række indsatser er allerede gennemført – bl.a. intern markedsføring, hvervekampagner og udvikling af en grønspættebog med konkrete møde-tips – men det store slag foregår i november, som er udnævnt til god mødemåned.
»Vi har en række arrangementer, workshops og kurser, som sætter fokus på gode møder og klæder deltagerne på til at lede møder effektivt og inkluderende,« forklarer Jan Borregaard.
20 pct. mindre mødetid på Skovbo
Den kommunale døgninstitution Skovbo i Galten er et godt eksempel på, at det kan lade sig gøre at styrke mødekulturen. Siden foråret 2013 har man her arbejdet systematisk med at skabe bedre møder, og det har givet pote.
»Vi har bevidst sat mødetiden ned og forsøger samtidig at optimere indholdet. Samtidig har vi begrænset referat-tyranniet og gjort vores kommunikation før og efter møderne til et mere fokuseret arbejdsredskab. Samlet set bruger vi omkring 20 procent mindre tid på møder nu end for et par år siden. Det er bare én gevinst. En anden er, at møderne er blevet mere målrettede og fokuserede,« siger forstander Gunner Dalgaard.
Skanderborg Kommune vil – hvis møde-indsatsen bliver den ventede succes – tilbyde oplæg og sparring til de lokale virksomheder, som også ønsker at skabe bedre møder.
Del på
Nationale beregninger viser, at bedre møder potentielt kan give en besparelse på 6,5 mio. kr. i en kommune på Skanderborgs størrelse.
Nu går Skanderborg Kommune til kamp for at skabe endnu bedre møder. En intern græsrodsbevægelse kaldet Bevægelsen for Gode Møder skal inspirere og løfte mødekulturen generelt.
Bevægelsen har udpeget 27 fokuspunkter bl.a. færre møder, klart formål med mødet, kreative mødeformer og nye digitale mødekanaler. Det skal være med til at sætte fut i møderne i organisationen, hvilket kan give en solid besparelse.
»Mange kommuner kigger på effektiviseringer, herunder også af møder, men det er unikt, at vi i Skanderborg Kommune har lavet en bevægelse for at skabe bedre møder. Vi forsøger at få en kulturændring til at vokse nedefra. Og opbakningen har været forrygende; vi har allerede fået 226 underskrifter fra medarbejdere, som forpligter sig til at gøre en særlig indsats for mødekulturen,« siger Jan Borregaard, udviklingskonsulent i Skanderborg Kommune og en af initiativtagerne til Bevægelsen for Gode Møder.
Win-win med fokus på møder
De samlede omkostninger til møder i en gennemsnitskommune – hvilket Skanderborg på mange måder er – skønnes at være 65 millioner kroner eksklusiv transport-udgifter og -tid. Det viser beregninger i rapporten ”Mødernes kanalstrategi – Digitale potentialer ved kommunal mødepraksis” udgivet af KMD Analyse i 2013.
Rapporten konkluderer, at en gennemsnitskommune kan have et såkaldt effektiviseringspotentiale på 6,5 mio. kr. om året, hvis møderne samlet bliver 10 procent mere effektive. Besparelsen kommer fra reduceret transporttid, bedre mødeledelse samt mere selektiv mødedeltagelse.
»Jeg tvivler på, at vi kan spare så mange penge, fordi vi har allerede lavet effektiviseringer og indsatser i forhold til vores møder, men ingen tvivl om, at det er et vigtigt område at have for øje. Vi er ca. 5.300 ansatte i kommunen, som alle sammen går til møder. Hvis vi bare kan gøre møderne lidt bedre og lidt mere effektive, kan vi høste en stor tidsmæssig gevinst. Og samtidig er gode møder med til at gøre ens arbejde sjovere og mere meningsfyldt, så Bevægelsen for Gode Møder er win-win for Skanderborg Kommune,« siger kommunaldirektør Lisbeth Binderup.
Kurser og aktiviteter i november
Byrådet har besluttet, at mødekulturen i kommunen skal have et serviceeftersyn. En række indsatser er allerede gennemført – bl.a. intern markedsføring, hvervekampagner og udvikling af en grønspættebog med konkrete møde-tips – men det store slag foregår i november, som er udnævnt til god mødemåned.
»Vi har en række arrangementer, workshops og kurser, som sætter fokus på gode møder og klæder deltagerne på til at lede møder effektivt og inkluderende,« forklarer Jan Borregaard.
20 pct. mindre mødetid på Skovbo
Den kommunale døgninstitution Skovbo i Galten er et godt eksempel på, at det kan lade sig gøre at styrke mødekulturen. Siden foråret 2013 har man her arbejdet systematisk med at skabe bedre møder, og det har givet pote.
»Vi har bevidst sat mødetiden ned og forsøger samtidig at optimere indholdet. Samtidig har vi begrænset referat-tyranniet og gjort vores kommunikation før og efter møderne til et mere fokuseret arbejdsredskab. Samlet set bruger vi omkring 20 procent mindre tid på møder nu end for et par år siden. Det er bare én gevinst. En anden er, at møderne er blevet mere målrettede og fokuserede,« siger forstander Gunner Dalgaard.
Skanderborg Kommune vil – hvis møde-indsatsen bliver den ventede succes – tilbyde oplæg og sparring til de lokale virksomheder, som også ønsker at skabe bedre møder.
